replica watches

Ma trận Eisenhower: Ưu tiên thời gian của bạn cho những việc quan trọng nhất

Hầu hết mọi người lãng phí thời gian cho những công việc không giúp họ tiến gần hơn đến mục tiêu của họ. Ma trận Eisenhower giúp bạn thoát khỏi chu kỳ đó.

Bận rộn không giống như làm việc hiệu quả.

Bạn có thể dành hàng giờ để dập lửa và cuối ngày không thể đạt được mục tiêu dài hạn của mình.

Đây là một cách tốn kém và tiêu hao cảm xúc để tiêu tốn thời gian của bạn.

Vấn đề là mức độ ưu tiên kém. Con người ưu tiên các nhiệm vụ nhạy cảm về thời gian hơn bất kỳ nhiệm vụ nào khác, bất kể phần thưởng dài hạn là bao nhiêu.

Khi bạn tập trung quá nhiều thời gian vào những công việc khẩn cấp, bạn đã bỏ quên những việc quan trọng trong danh sách việc cần làm của mình. Thật dễ dàng để mắc kẹt trong chu kỳ phản động này, nơi bạn liên tục dập tắt lửa, tự cướp đi cơ hội làm việc hướng tới mục tiêu của mình.

Bằng cách phân biệt giữa nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng, bạn có thể tập trung nhiều thời gian và năng lượng hơn vào những việc quan trọng nhất.

Ma trận Eisenhower giúp bạn phân biệt và cải thiện khả năng quản lý thời gian của mình.

Ma trận Eisenhower là gì?

“Tôi có hai loại vấn đề: khẩn cấp và quan trọng. Điều khẩn cấp không quan trọng, và điều quan trọng không bao giờ khẩn cấp ”. – Dwight D. Eisenhower

Ma trận Eisenhower là một công cụ ra quyết định đơn giản giúp bạn phân biệt giữa các nhiệm vụ quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp. Nó chia các nhiệm vụ thành bốn hộp ưu tiên nhiệm vụ nào bạn nên tập trung vào trước và nhiệm vụ nào bạn nên ủy quyền hoặc xóa.

Còn được gọi là Ma trận Khẩn cấp-Quan trọng, nó đã được Stephen Covey phổ biến trong cuốn sách bán chạy nhất của ông, 7 thói quen của những người hiệu quả cao . Nó được đặt theo tên của Dwight D. Eisenhower, Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, nổi tiếng với sản lượng và tổ chức cao. Tổng thống Eisenhower được cho là đã sắp xếp các nghĩa vụ của mình để chỉ những việc quan trọng và khẩn cấp mới đến bàn của ông.

Ma trận Eisenhower sử dụng nguyên tắc tương tự này để sắp xếp các nhiệm vụ ít khẩn cấp và quan trọng hơn trong danh sách của bạn, sau đó bạn có thể ủy quyền hoặc không thực hiện.

Ma trận Eisenhower có thể giúp ích nếu bạn:

  • Chạy xung quanh để dập lửa cả ngày, thay vì tập trung vào nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành
  • Đang bận nhưng có vẻ như công việc của bạn không ảnh hưởng nhiều lắm
  • Không đạt được tiến bộ cho các mục tiêu dài hạn
  • Bị trì hoãn
  • Khó nói “không” khi được yêu cầu làm điều gì đó
  • Gặp khó khăn khi ủy thác nhiệm vụ

Sự khác biệt giữa nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng

Nguyên tắc cốt lõi đằng sau Ma trận Eisenhower là sự phân biệt giữa các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp.

Nhiệm vụ cấp bách là thời gian nhạy cảm và đòi hỏi sự chú ý của bạn. Đó là những nhiệm vụ bạn cảm thấy có nghĩa vụ phải giải quyết. Tập trung vào những công việc khẩn cấp khiến bạn rơi vào một tư duy phản ứng , điều này có thể khiến bạn cảm thấy phòng thủ, vội vàng và hạn chế tập trung.

Các nhiệm vụ quan trọng góp phần vào sứ mệnh, giá trị và mục tiêu lâu dài của bạn. Chúng có thể không mang lại kết quả ngay lập tức (khiến chúng dễ bị sao nhãng). Đôi khi những nhiệm vụ quan trọng cũng khẩn cấp – nhưng thường là không. Tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng giúp bạn có một tư duy nhạy bén, điều này có thể khiến bạn cảm thấy bình tĩnh, lý trí và cởi mở với những ý tưởng mới.

Lưu ý: Nếu bạn tạm hoãn các nhiệm vụ quan trọng đủ lâu, chúng có thể trở nên khẩn cấp.

Mọi người có xu hướng tin rằng tất cả các nhiệm vụ khẩn cấp cũng quan trọng – khi thường xuyên thì không. Sự trình bày sai lệch này có thể liên quan đến sở thích của chúng tôi là tập trung vào các vấn đề và giải pháp ngắn hạn.

Nhưng hạnh phúc và viên mãn sẽ đến khi chúng ta tập trung vào dài hạn.

Các góc phần tư của Ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower được chia thành bốn phần:

  • Góc phần tư 1: Quan trọng và khẩn cấp / Làm
  • Góc phần tư 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp / Lịch trình
  • Góc phần tư 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng / Ủy quyền
  • Góc phần tư 4: Không quan trọng, không khẩn cấp / Xóa

1. Nhiệm vụ cấp bách và quan trọng

Các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng là những cuộc khủng hoảng có ngày đến hạn – chẳng hạn như một bản sửa lỗi quan trọng cho công cụ SaaS của bạn.

Thực hiện các nhiệm vụ này trước. Họ yêu cầu sự chú ý ngay lập tức của bạn.

2. Nhiệm vụ không khẩn cấp nhưng quan trọng

Những nhiệm vụ không khẩn cấp nhưng quan trọng giúp bạn đạt được mục tiêu – và không có thời hạn thúc ép.

Lên lịch cho những công việc này để làm sau.

Những người năng suất và thành công dành phần lớn thời gian của họ ở đây – góc phần tư này mang lại sự hài lòng nhất. Covey gọi nó là Góc phần tư của Chất lượng.

Tuy nhiên, hầu hết mọi người không dành đủ thời gian ở đây, bởi vì họ không biết điều gì quan trọng đối với họ hoặc vì họ đang bận rộn với những nhiệm vụ cấp bách nhất trong tầm tay.

3. Nhiệm vụ khẩn cấp và không quan trọng

Các nhiệm vụ rơi vào góc phần tư này gần như luôn bị gián đoạn so với khóa học ưa thích của bạn. Đây là những nhiệm vụ mà bạn giúp người khác đạt được mục tiêu của họ.

Giao những nhiệm vụ này cho người khác.

Hầu hết mọi người dành phần lớn thời gian của họ trong góc phần tư này. Họ tin rằng họ đang thực hiện những nhiệm vụ khẩn cấp quan trọng đối với họ trong khi thực tế, việc hoàn thành những nhiệm vụ này không có tác dụng gì khiến họ tiến gần hơn đến mục tiêu dài hạn.

4. Nhiệm vụ không khẩn cấp và không quan trọng

Những nhiệm vụ này không gây áp lực và cũng không giúp bạn đạt được mục tiêu dài hạn. Chúng chỉ đơn giản là sao lãng khỏi những gì quan trọng nhất.

Xóa những công việc này khỏi lịch trình của bạn.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nhiệm vụ của bạn

Đầu tiên, hãy đánh giá xem bạn dành thời gian ở đâu trên ma trận. Theo dõi thời gian của bạn trong một tuần. Bạn có thể sử dụng một công cụ quản lý tác vụ chuyên dụng hoặc đơn giản là theo dõi thời gian của bạn với gia số 30 phút trong một bảng tính.

Quản lý công việc hiệu quả với Todo list template

Bạn có thường xuyên làm các việc kém quan trọng và quên các công việc quan trọng cần phải làm khác ?Bạn có thường xuyên trễ lịch hoàn thành của các công việc?Bạn có sắp xếp thứ tự ưu tiên cũng như thời gian hoàn thành cho các công việc?…

Sau một tuần, hãy sắp xếp các nhiệm vụ đã hoàn thành của bạn vào góc phần tư thích hợp bằng cách sử dụng các câu hỏi sau làm tiêu chí của bạn:

  1. Điều này có khẩn cấp đối với tôi không?
  2. Điều này có quan trọng với tôi không?

“Tôi” là từ không thể thiếu ở đây – bạn đang tổ chức những công việc này dựa trên mục tiêu của bạn chứ không phải của ai khác.

Bây giờ các nhiệm vụ của bạn đã được sắp xếp, hãy lưu ý đến góc phần tư có nhiều tác vụ nhất. Nếu hầu hết các nhiệm vụ của bạn nằm trong Quadrant 2, xin chúc mừng! Bạn nắm bắt được những gì quan trọng nhất trong cuộc sống của bạn.

Tuy nhiên, nếu bạn là người bình thường, đây là cách bạn có thể cân bằng lại ma trận của mình.

Góc phần tư 1

Để giảm số lượng nhiệm vụ Phần tư 1 mà bạn có, hãy đầu tư thời gian vào việc lập kế hoạch để lường trước và ngăn chặn các vấn đề.

Bạn có thể thực hiện những thay đổi nào để tránh những vấn đề không mong muốn phát sinh? Điều này có thể bao gồm cộng tác với đồng nghiệp, khách hàng hoặc người giám sát để cơ cấu lại quy trình làm việc của bạn.

Nếu một người hoặc tổ chức là nguồn của nhiệm vụ Phần tư 1, bạn có thể cần phải tìm cách loại bỏ bản thân khỏi làm việc với người này.

Góc phần tư 3

Để giảm bớt nhiệm vụ của Góc phần tư 3, hãy tạo một chiến lược để ủy quyền, loại bỏ hoặc giới hạn lượng thời gian bạn dành cho những tác vụ này.

Ví dụ: gộp các nhiệm vụ này lại với nhau để hoàn thành trong một lần ngồi hoặc chia sẻ với cấp trên của bạn lượng thời gian bạn dành cho công việc bận rộn. Nếu bạn là người quản lý, hãy cho nhóm của bạn biết bạn sẽ giao nhiệm vụ cho họ để bạn có thể sắp xếp lại lịch trình của mình.

Góc phần tư 4

Nếu phần lớn thời gian của bạn dành cho Quadrant 4, bạn có thể cảm thấy căng thẳng và không thỏa mãn. Tiếp tục theo dõi thời gian của bạn để xác định nhiệm vụ nào tiêu tốn nhiều thời gian nhất. Sau đó, phát triển một kế hoạch để xóa hoặc hạn chế chúng. Tìm kiếm lời khuyên từ đồng nghiệp hoặc người giám sát – quan điểm khách quan của họ có thể giúp bạn dễ dàng xác định nhiệm vụ nào bạn có thể ủy quyền hoặc xóa.

Đầu tư thời gian vào việc tạo thời gian

Lặp lại quá trình trên mỗi tuần trong một tháng. So sánh kết quả của mỗi tuần để xem liệu nỗ lực của bạn có dẫn đến việc dành nhiều thời gian hơn trong Góc phần tư chất lượng hay không .

Ngay cả khi các ưu tiên của bạn chuyển sang Góc phần tư 2, hãy tiếp tục sử dụng Ma trận Eisenhower để tổ chức ngày của bạn. Góc phần tư 2 thường sẽ bao gồm các nhiệm vụ trừu tượng như phát triển chiến lược và xây dựng mối quan hệ. Những nhiệm vụ này không có thời hạn, khiến chúng dễ dàng bị gạt sang một bên. Nhưng những nhiệm vụ này liên quan trực tiếp đến mục tiêu dài hạn, giá trị và hạnh phúc của bạn.

Trả lời

replica relojes orologi replica