Những Lưu Ý Quan Trọng Mà Kỹ Sư Cần Biết Về Nhật Ký Thi Công?

  1. Nhật ký thi công xây dựng công trình do nhà thầu thi công xây dựng lập cho từng gói thầu xây
    dựng hoặc toàn bộ công trình xây dựng. Trường hợp có nhà thầu phụ tham gia thi công xây dựng
    thì tổng thầu hoặc nhà thầu chính thỏa thuận với nhà thầu phụ về trách nhiệm lập nhật ký thi
    công xây dựng đối với các phần việc do nhà thầu phụ thực hiện.
  2. Chủ đầu tư thỏa thuận với nhà thầu thi công xây dựng về hình thức và nội dung của nhật ký thi công xây dựng làm cơ sở thực hiện trước khi thi công xây dựng công trình.
Những Lưu Ý Quan Trọng Mà Kỹ Sư Cần Biết Về Nhật Ký Thi Công?

I/ Nhật ký thi công là gì?

Nhật ký thi công là công cụ quản lý quá trình thi công xây dựng, phản ánh thực tế diễn biến trên công trường hàng ngày. Do vậy, việc ghi và lưu giữ nhật ký thi công rất quan trọng

Trong Nghị định số 06/2021/NĐ-CP ngày 26 tháng 1 năm 2021 Quy định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình xây dựng (có hiệu lực từ ngày 26 tháng 1 năm 2021) có hướng dẫn một số nội dung về Nhật ký công trình ở Phụ lục II a. Nhật ký thi công xây dựng công trình. Trong này cũng quy định rõ rằng “Chủ đầu tư thỏa thuận với nhà thầu thi công xây dựng về hình thức và nội dung của nhật ký thi công xây dựng làm cơ sở thực hiện trước khi thi công xây dựng công trình”. Vì vậy, việc đạt được một thỏa thuận trước với Chủ đầu tư ở giai đoạn này là cần thiết trước khi bắt đầu công việc.

II/ Các loại nhật ký thường có trong một dự án xây dựng

Trong một dự án xây dựng thường có các loại nhật ký sau đối chiếu với các quy định hiện hành:

  • Nhật ký thi công
  • Nhật ký an toàn
  • Nhật ký Tư vấn (Tư vấn giám sát, Tư vấn quản lý dự án, Tư vấn quản lý xây dựng, Tư vấn thiết kế)

III/ Ý nghĩa nhật ký thi công trong xây dựng – Kinh nghiệm xây dựng

Nhật ký thi công là một trong những tài liệu cơ bản, quan trọng của một quá trình xây dựng. Nhà thầu (chính và phụ) đều nên duy trì riêng nhật ký của mình cho suốt thời gian thực hiện các công tác xây dựng của minh, đề cập và theo sát toàn bộ công việc xây dựng của mình. Nhật ký thi công có nhiều tác dụng.

  • Thứ nhất, nó ghi chép lại tất cả các sự kiện chính trong quá trình xây dựng. Các sự kiện chính có thể là những sự kiện tiêu tốn nhiều thời gian, nhân lực, tiền bạc. Cũng có thể nó chỉ là sự kiện nhỏ nhưng có tác động lớn đến toàn bộ quá trình dự án. Một trong những yếu tố quan trọng của việc ghi lại nhật ký công trình hiệu quả là xác định và định giá được những sự việc gì là quan trọng để ghi chép lại vào nhật ký mà không chỉ là việc đơn thuần chỉ là việc ghi chép lại sự việc.
  • Thứ hai, nó xác định rõ trách nhiệm và trách nhiệm giải trình cho những gì xảy ra trên công trường. Điều này có thể liên quan đến các quyết định được ban hành hoặc được đưa ra. Quan trọng là không những xác định được điều gì đã xảy ra mà còn xác định được ai là người chịu trách nhiệm cho những gì xảy ra.
  • Nhật ký công trình cũng cần phải truy ngược lại được lịch  sử của công việc. Bất kỳ một người có chuyên môn nào quen thuộc với loại hình công việc mà nhà thầu làm cũng đều có thể đọc được nhật ký công trình như là đọc sách, trên cơ sở hàng ngày về việc công việc đã tiến triển như thế nào.
  • Tài liệu Nhật ký công trình cũng phải lập hồ sơ về điều kiện làm việc trên công trường và bất kỳ điều kiện gì có ảnh hưởng đến công việc. Những thông số này có thể khác nhau như mô tả về thời tiết, hoặc thay đổi cụ thể về thời tiết, hoặc mô tả điều kiện của công việc được làm, ví dụ như điều kiện nền đất hoặc sự tắc nghẽn trong khu vực. Tài liệu này cũng cần mô tả được sự dồi dào, hoặc sự thiếu hụt ; sự phù hợp và hoạt động đúng chức năng, các thiết bị an toàn; các loại vật liệu với lượng vừa đủ. Có thể những điều này cũng mô tả những vấn đề liên quan đế thiếu thông tin, thiếu tính kịp thời, chính xác và việc đó ảnh hưởng như thế nào đến công việc. Điều quan trọng là phải gi lại khi mà những câu hỏi không có sự trả lời hoặc việc thiếu thông tin dẫn đến làm chậm công việc.
  • Nhật ký thi công cũng phải giải thích được lý do tại sao sự việc xảy ra. Nhiều thông tin số liệu về sự việc, như cái gì xảy ra, và khi nào, được ghi lại thành tài liệu ở một nơi nào đó  nhưng thường thiếu việc giải thích tại sao sự việc lại xảy ra như vậy mặc dù nó rất quan trọng. Trách nhiệm giải trình như vậy sau này rất khó quyết định trừ khi nó được ghi lại thành hồ sơ đúng thời điểm nó diễn ra. Và cần chính xác trong phân tích việc này. Mục đích là không phải để đổ lỗi hoặc làm thành một vụ việc có thể dẫn đến việc tranh chấp. Mục đích là cung cấp một khoản mục khách quan, không thành kiến về việc tại sao sự việc xảy ra. Nếu mà những vấn đề này để sau mới quyết định thì nó sẽ bị thiên kiến hoặc bỏ qua những thông tin quan trọng hoặc chứa những thông tin cần phải đánh giá, tính hiệu lực của toàn bộ hồ sơ tài liệu sẽ bị đe dọa.

III/ Bảng danh mục kiểm tra (Checklist) các thành phần được đưa vào các đầu mục của Nhật ký thi công.

  1. Ngày-Tháng-Năm
  2. Điều kiện thời tiết khi bắt đầu công việc và những thay đổi thời tiết quan trọng diễn ra trong ngày
  3. Danh sách công nhân có mặt khi bắt đầu công việc và ghi chép bất kỳ thay đổi nào trong ngày
  4. Ghi chú bất kỳ lo ngại được thấy hoặc được nói liên quan đến sức khỏe hoặc cảm xúc của công nhân bắt đầu ngày làm việc
  5. Những nhà thầu phụ làm việc trên dự án bắt đầu ngày làm việc và ghi chép liên quan đến tiến độ, cũng như các khó khăn mà họ gặp phải
  6. Thiết bị sử dụng cho dự án
  7. Những khách đến thăm công trường
  8. Những công việc giao cho các cá nhân và các tổ đội
  9. Những chỉ thị bằng lời được đưa ra
  10. Những cảnh cáo hoặc Lời khiển trách được đưa ra hoặc các hành động kỷ luật được thực hiện
Mẫu nhật ký thi công hằng ngày
  1. Những công việc không phù hợp và các chỉ dẫn, các hành động được thực hiện
  2. Các vấn đề về An toàn và các hành động thực hiện
  3. Các tai nạn hoặc suýt bị tai nạn kèm theo các chi tiết
  4. Các quyết định được đưa ra
  5. Các cam kết được đưa ra
  6. Các hội nghị hoặc hội thảo được tiến hành hoặc tham dự
  7. Các cuộc trao đổi bằng điện thoại quan trọng, email, thư tính hoặc fax gửi và nhạn
  8. Các công việc đào tạo
  9. Các yêu cầu thay đổi được ban hành hoặc thảo luận
  10. Bất kỳ trao đổi nói chuyện nào với Chủ đầu tư, kiến trúc sư, hoặc kỹ sư (nhà tư vấn).

IV/ Kinh nghiệm viết Nhật ký thi công – Kinh nghiệm xây dựng

Cần phải theo một số hướng dẫn nhất định để bảo vệ tính toàn vẹn của Nhật ký thi công như là một tài liệu có giá trị pháp lý cao. Nếu thể hiện dưới hình thức bản cứng vật lý, nó cần được thực hiện theo hình thức để hạn chế việc điền thông tin muộn hoặc thay đổi hồ sơ bản gốc. Điều này có thể thực hiện được dưới hình thức đóng sổ. Nó cũng có thể được làm với hình thức bằng cách điền thông tin của từng ngày vào nhiều phần khác nhau và cuối ngày khi các công việc được vào hết sẽ được xé ra và phân phát đến các bên. Các trang phải được đánh số theo thứ tự để không thể chèn thêm hoặc rút bớt đi sau này. Bất cứ sự gạch xóa nào phải được thực hiện theo cách: gạch ngang văn bản cũ và đưa văn bản mới vào với ghi chú rõ là ai làm, và thời gian khi nào. Vì Nhật ký thi công là tài liệu rất quan trọng nên sẽ được đề cập thêm tại phần sau.

Với thời đại máy tính và kết nối mạng hiện nay, Nhật ký thi công theo hình thức kỹ thuật số đang trở nên phổ biến. Với hình thức này, vấn đề an toàn truy cập cũng như tính toàn vẹn của tài liệu vẫn là vấn đề rất quan trọng vì tính chất dễ sửa đổi và xóa của các file dữ liệu. Cần phải xây dựng cả quy trình để đưa ra một chuẩn đảm bảo rằng tệp tài liệu sẽ không được chỉnh sửa sau ngày lập. Điều này sẽ cho phép thực hiện email bản copy cuối cùng vào cuối ngày và in ra một bản cứng để đưa vào hồ sơ

Trên đây là các thông tin Kinh nghiệm xây dựng sưu tầm và tổng hợp giúp các Bạn có thể hiểu được ý nghĩa và tầm quan trọng của nhật ký thi công. Bên cạnh đó là những thông tin về những thành phần và quy định viết Nhật ký thi công trong công việc. Hi vọng với những kiến thức chúng tôi chia sẻ có thể giúp bạn nhiều trong công việc cũng như phát triển khả năng của bản thân.