Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp – thầu phụ

Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp – thầu phụ được thiết lập với mục đích là đảm bảo cho quá trình thanh toán các khoản chi phí đối với nhà cung cấp được thực hiện theo một hệ thống và có sự kiểm soát dựa trên mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy, quy trình thanh toán cho nhà cung cấp-thầu phụ gồm những giai đoạn nào? Hãy cùng Nhất Nghệ tìm hiểu để thực hiện đúng các nghiệp vụ kế toán có liên quan đến vấn đề này nhé!

Các bên tham gia vào quy trình thanh toán cho nhà cung cấp – thầu phụ

Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp – thầu phụ thường được áp dụng khá nhiều trong các doanh nghiệp. Trong đó, người hướng dẫn sẽ là kế toán trưởng. Trách nhiệm của kế toán trưởng là giúp quy trình thanh toán cho nhà cung cấp – thầu phụ được thực hiện một cách hiệu quả và chính xác. Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp – thầu phụ gồm có các bên:

  • Người có nhu cầu thanh toán (nhà cung cấp và thầu phụ)
  • Giám đốc
  • Kế toán
  • Thủ quỹ
  • Kế toán trưởng
  • Trưởng đơn vị
thanh toan nha thau phu
Thanh toán nhà thầu phụ

Các bước thực hiện trong quy trình thanh toán cho nhà cung cấp – thầu phụ

Bước 1: Lập chứng từ thanh toán cho nhà cung cấp

Đối với quy trình thanh toán cho nhà cung cấp – thầu phụ, nhà cung cấp và thầu phụ chính là đối tượng có trách nhiệm (người có nhu cầu thanh toán). Khi đó, nhà cung cấp cần phải lập chứng từ hay giấy đề nghị thanh toán và gửi về cho bộ phận kế toán làm căn cứ để thanh toán. Theo đó, chứng từ thanh toán cần cung cấp sẽ bao gồm:

  • Phiếu đề nghị thực hiện việc thanh toán dành cho nhà cung cấp
  • Những chứng từ gốc và một bản sao kèm theo
  • Một tờ trình đã được giám đốc ký duyệt
  • Hợp đồng kinh tế
  • Một số loại chứng từ khác kèm theo

Bước 2: Tiếp nhận, kiểm chứng và thẩm định chứng từ kế toán

Đây là bước vô cùng quan trọng đối với quy trình thanh toán cho nhà thầu cung cấp – thầu phụ. Đối tượng trách nhiệm ở đây chính là kế toán.

Tại đây, mọi chứng từ kế toán đề phải được tập trung về bộ phận kế toán, sau đó họ sẽ tiến hành kiểm tra và xác minh tính pháp lý của các chứng từ.

Khi chứng từ kế toán đã được xác nhận đầy đủ điều kiện, thủ tục thanh toán sẽ được tiến hành bởi, sau đó sẽ trình lên ban lãnh đạo duyệt thanh toán theo quy định.

Bước 3: Duyệt chứng từ thanh toán

Ở giai đoạn này, kế toán trưởng và giám đốc là đối tượng chịu trách nhiệm. Sau khi trình lên kế toán trưởng ký duyệt thì sẽ đến giám đốc ký duyệt.

Trường hợp không đồng ý với chứng từ thì họ trả lại cho nhà cung cấp hoặc thầu phụ (người có nhu cầu thanh toán) và sẽ ghi rõ lý do. Kế toán sẽ tiến hành lập phiếu và hạch toán dựa vào chứng từ đề nghị thanh toán đã ký duyệt.

Bước 4: Tiến hành thanh thu, chi tiền

Trong quy trình thanh toán cho nhà cung cấp – thầu phụ, kế toán, thủ quỹ, nhà cung cấp và thầu phụ là các đối tượng có trách nhiệm trong giai đoạn này.

Kế toán sẽ lập phiếu chi trình kế toán trưởng ký duyệt, sau đó đến giám đốc ký duyệt. Căn cứ vào phiếu thu và phiếu chi đã được ký duyệt, kế toán sẽ tiến hành việc thu, chi tiền và ghi vào sổ quỹ. Cuối cùng là thủ quỹ sẽ chi tiền hoặc kế toán thanh toán chuyển ngân hàng. 
 

thanh toan cho nha thau phu
Chứng từ thanh toán nhà thầu phụ

Bước 5: Đối chiếu số liệu báo cáo

Đối chiếu số liệu báo cáo là bước không thể thiếu khi thực hiện quy trình thanh toán cho nhà cung cấp – thầu phụ. Mỗi ngày, thông qua sổ quỹ và lưu lại chứng từ đối chiếu, kế toán sẽ phải đối chiếu số dư tiền mặt với thủ quỹ.

Kế toán ngân hàng thì sẽ đối chiếu với sổ phụ của ngân hàng. Còn thủ quỹ sẽ báo cáo phần tồn quỹ mỗi ngày cho kế toán trưởng và giám đốc.

Bước 6: Lưu trữ hồ sơ

Lưu trữ hồ sơ chính là bước cuối cùng của quy trình thanh toán cho nhà cung cấp – thầu phụ. Tại đây, kế toán sẽ lưu các hóa đơn cũng như những loại chứng từ có liên quan đến thanh toán.

Đặc biệt, đối với những trường hợp như hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn chứng từ thì nhà cung cấp phải lập bảng kê mua hàng hóa không có hóa đơn hay chứng từ theo mẫu 01/TNDN của Thông tư 78/2014/TT-BTC, kèm theo đó đề nghị thanh toán.